POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

 

Dans le cadre de nos activités, nous recueillons, utilisons et divulguons quotidiennement des renseignements aux fins de la prestation de nos services en matière d’hébergement jeunesse, de participation à des événements, des campagnes de sensibilisation et d’information. La confidentialité des renseignements dont nous disposons est importante pour nous. Nous nous conformons aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, particulièrement les renseignements personnels.

 

Cette politique s’adresse à toute personne de qui nous détenons des renseignements personnels. Nous avons cependant une politique spécifique concernant les jeunes en hébergement ainsi que les employés, bénévoles et stagiaires.

                                  

 

  1. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard ou pour porter plainte, veuillez communiquer avec MME LYNDA LEPAGE, DIRECTRICE GÉNÉRALE DE L’AUBERGE DU CŒUR LE TRANSIT par téléphone 418-724-9595 ou par courriel à auberge.coeur.transit@globetrotter.net.

 

La personne responsable de la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente 30 jours suivant la réception de votre communication. Lors de la réception d’une plainte, vous recevrez un accusé de réception dans les 5 jours ouvrables suivants.

 

Une politique de traitement des plaintes peut être disponible sur demande.

 

  1. Incident de confidentialité

Si nous avons des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel s’est produit, nous prendrons les mesures nécessaires afin de diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Nous tenons un registre d’incidents de confidentialité.

 

  1. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Selon la commission d’accès à l’information, les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exception, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

 

Les renseignements personnels peuvent être :

 

  • Nom et prénom
  • Adresse courriel
  • Date de naissance
  • Adresse postale
  • Numéro de téléphone
  • Numéro de carte de crédit
  • Numéro d’assurance sociale
  • Géolocalisation
  • Situation familiale
  • Nationalité
  • Renseignements financiers
  • Renseignements médicaux
  • Langues parlées
  • Niveau d’éducation
  • ETC

 

 

  1. Qu’est-ce qu’un incident de confidentialité ?

Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

 

  1. Qu’est-ce qu’un préjudice sérieux :
  • Atteinte à la réputation
  • Atteinte au dossier de crédit
  • Perte financière ou perte d’emploi
  • Vol d’identité

 

  1. Comment collectons-nous des renseignements personnels ?

Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit :

  • Lors de votre inscription à des événements, campagnes et infolettres;
  • Lorsque vous faites un don à notre organisme, quelle que soit la forme de votre don;
  • Lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme;
  • Lors de votre demande d’hébergement;
  • Au cours de la prestation de services que nous vous rendons;
  • Lors du processus d’embauche.

 

  1. Comment utilisons-nous les renseignements personnels ?

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :

 

  • Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous;
  • Afin de faciliter l’utilisation de nos sites Internet, de s’assurer que le contenu est pertinent et pour s’assurer que le contenu est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil;
  • À des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements de notre organisation et de notre secteur et des invitations à des séminaires et événements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements;
  • À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les besoins de nos hébergé·e·s,
  • Les exigences de nos fournisseurs et de mieux élaborer notre offre de service;
  • À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler à L’Auberge du cœur Le Transit
  • Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;
  • Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers;
  • Afin de nous assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus et, s’il y a lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires);

 

L’Auberge du cœur Le Transit utilise les services de sites tiers, comme Google et Facebook.

 

Lorsque vous visitez notre site Internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site et ailleurs sur Internet. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle.

 

  1. Quelles sont nos obligations en cas de risques de préjudice sérieux :
  • Nous prendrons immédiatement des mesures pour diminuer les risques et éviter qu’un incident de même nature se reproduise ;
  • Nous évaluerons si l’incident présente un risque de préjudice sérieux ;
  • Nous aviserons la commission d’accès à l’information et la ou les personnes concernées ;
  • Nous tiendrons à jour notre registre d’incidents de confidentialité.

 

  1. Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels ?

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :

 

  • Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d'une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant;
  • Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
  • Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;
  • Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à leur nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion leur cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli);
  • Anonymisation : le fait que notre organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle) (pourrait être plus simple de les détruire que d’anonymiser);
  • Le droit d’être informé·e lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
  • Le droit d’être informé·e lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions;
  • Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec : la Commission d’accès à l’information), dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise;
  • Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous.

 

  1. Sécurité et conservation des renseignements personnels

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité des renseignements personnels et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

 

Les renseignements personnels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé. L’Auberge du cœur Le Transit a adopté des mesures appropriées afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels et de les protéger en tenant compte, notamment, de leur sensibilité et des fins auxquelles ils sont employés.

 

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives.

 

Il est possible que des renseignements personnels collectés soient communiqués à l’extérieur du Québec par le biais des serveurs de notre fournisseur de services infonuagiques.

 

Acceptation de la politique de confidentialité

En navigant sur le site, vous attestez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en acceptez les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de vos renseignements personnels, ainsi que de l’utilisation de fichiers témoins.